INTRODUCCIÓN
Con el presente documento se da cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, la cual requiere que todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales adopten un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado desarrollo de la ley y así mismo asegurar el efectivo manejo y protección de los derechos de los titulares. Toda la información recibida por RUEDA GARZON S.A.S. mediante sus diferentes canales de comunicación tanto digitales como impresos que entran a formar parte de nuestras bases de datos otorga el correcto control sobre su información personal, garantizando los derechos de consulta, acceso, rectificación, actualización y supresión de los datos correspondientes, ya sea obtenida de clientes, proveedores, empleados y demás titulares de información.
LEGISLACIÓN APLICABLE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este manual se aplica al tratamiento de los datos personales recolectados y tratados por RUEDA GARZON S.A.S. Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

DEFINICIONES
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento o representante si es menor de edad.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    • PRINCIPIOS
    Los siguientes principios establecen los parámetros que serán respetados por RUEDA GARZON S.A.S. dentro de sus procesos de recolección, uso, almacenamiento y tratamiento de datos personales.
  • Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por RUEDA GARZON S.A.S. debe ser informada al titular.
  • Principio de Libertad: “El tratamiento solo debe ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia del mandato legal o judicial que revele el consentimiento”.
  • Principio de Veracidad o Calidad:“La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error”.
  • Principio de Transparencia:En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierna.
  • Principios de acceso y circulación restringida:Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente comprobable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  • Principio de Seguridad:La información sujeta a tratamiento por parte del Responsable, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de Confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
    • DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
    Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de RUEDA GARZON S.A.S. tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
  • Conocer los Datos Personales sobre los cuales el Responsable está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a RUEDA GARZON SAS para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Ser informado por RUEDA GARZON SAS, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Solicitar a RUEDA GARZON SAS la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la atención y respuesta de peticiones. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y RUEDA GARZON SAS, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
    • DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN
    En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, RUEDA GARZON SAS se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
  • Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  • Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
    • AUTORIZACIÓN
    RUEDA GARZON S.A.S. requiere obtener el consentimiento libre, previo y expreso por parte de los titulares para poder realizar tratamiento a sus datos personales. Para este fin RUEDA GARZON S.A.S. debe disponer de los mecanismos necesarios para obtener esta autorización de los Titulares, garantizando en todo momento su verificación. En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido RUEDA GARZON SAS para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios: Facturas de Venta, factura de compra, contratos laborales y de prestación de servicios.
    AUTORIZACIÓN DE MENORES DE EDAD
    En RUEDA GARZÓN SAS se tienen personas naturales menores de edad en cuanto a los Aprendiz SENA que se deben contratar. Por lo tanto el proceso de autorización de los padres es indispensable ya que representa valor legal y la autorización del aprendiz representa conocimiento de la autorización.
    AVISO DE PRIVACIDAD
    En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por RUEDA GARZON SAS
    PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS.
    Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: tesoreria@ruedagarzon.com o contactando directamente a la empresa 2474200
    MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
    Para el almacenamiento de los datos la Compañía cuenta con registros guardados y conservados como hojas de vida, correspondencia, facturas de venta y facturas de compra, esta información es manejada por medio de un paquete contable que otorgan altos niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.
    VIGENCIA
    Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde Junio de 2014
    ANEXOS
    FORMATO PROTECCIÓN DE DATOS
    AVISO DE PRIVACIDAD